Apa
Pengertian Persidangan?
Sidang
merupakan forum formal suatu organisasi guna membahas masalah tertentu dalam
upaya menghasilkan keputusan, yang akan menjadi sebuah ketetapan dan
aturan-aturan yang jelas. Keputusan dari persidangan ini akan mengikat seluruh
elemen organisasi selama belum diadakan perubahan. Keputusan ini sifatnya
final, sehingga berlaku bagi pihak yang setuju maupun tidak setuju, hadir atau
tidak hadir dalam persidangan.
Unsur-unsur
persidangan:
Presidium sidang
Presidium
sidang dipilih dari dan oleh peserta melalui Sidang Pleno yang dipandu oleh
Panitia Pengarah (Steering Committee).
Presidium
Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya sidang seperti aturan yang
disepakati bersama.
Presidium
Sidang berkuasa untuk memimpin dan menjalankan tata tertib persidangan.
Peserta sidang
Peserta
sidang ditentukan berdasarkan tata tertib yang telah di sepakati
Peserta
sidang biasanya tediri dari peserta aktif, pasif dan peninjau
Hak
dan kewajiban peserta:
Hak Peserta Penuh
1.Hak
Bicara, yaitu hak untuk bertanya, mengeluarkan pendapat, mengajukan usulan
kepada pimpinan sidang, baik secara lisan maupun secara tulisan.
2.Hak
Suara, yaitu hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan.
3.Hak
Memilih, yaitu hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihan.
4.Hak
Dipilih, yaitu hak untuk dipilih dalam proses pemilihan
Hak Peserta Peninjau.
1.Hak
yang dimiliki oleh peserta peninjau hanyalah hak bicara
Kewajiban peserta penuh dan
peninjau
1.Menaati
tata tertib persidangan/permusyawaratan.
2.Menjaga
ketenangan persidangan.
3.Berpartisipasi
dalam mencari penyelesaian permasalahan yang di bicarakan dan ikut serta ikut
menyumbang buah fikiran yang positif dan bermanfaat
Notulen
sidang
Notulen
sidang bertugas untuk mencatat segala sesuatu yang terjadi pada rapat.
Notulen
sidang dipilih dari dan oleh peserta melalui Sidang Pleno yang dipandu oleh
Panitia Pengarah (Steering Committee).
Tata Tertib
Tata
tertib persidangan merupakan hasil kesepakatan seluruh peserta pada saat sidang
dengan memperhatikan aturan umum organisasi dan nilai-nilai universal dalam
masyarakat.
Sanksi
Peserta
yang tidak memenuhi persyaratan dan kewajiban yang ditentukan dalam tata tertib
persidangan akan dikenakan sanksi dengan mempertimbangkan saran dan usulan
peserta
Istilah-istilah dalam Persidangan
1.Pending,
yaitu menghentikan sidang sejenak dikarenakan terdapat kendala tekhnis atau
prinsip.
2.Skorsing,
yaitu menghentikan sidang sejenak untuk melakukan lobying, dikarenakan sulitnya
mencapai kesepakatan antarpeserta sidang yang berseteru.
3.Lobying,
yaitu proses diskusi antarpeserta sidang di luar pengaturan pimpinan sidang.
4.Pencerahan,
yaitu upaya peserta sidang untuk meluruskan kesalahpahaman yang terjadi antara
peserta sidang yang lain.
5.Voting,
yaitu proses pengambilan keputusan berdasarkan suara terbanyak setelah jalan
musyawarah mengalami kebuntuan.
6.Deadlock,
adalah kondisi dimana musyawarah tidak menemukan kata sepakat.
7.Walkout,
yaitu saat dimana peserta sidang keluar ruangan dengan alasan tidak menyetujui
keputusan sidang.
8.Quorum,
yaitu syarat jumlah peserta sidang dimulai, agar keputusan dapat dianggap sah.
9.Interupsi,
yaitu memotong pembicaraan orang lain.
10.Prosidang,
yaitu hasil ketetapan sidang/musyawarah yang telah dibukukan (tertulis).
11.Konsideran,
yaitu proses menimbang dalam menetapkan putusan sidang.
12.PK/Peninjauan
Kemballi, yaitu me-review keputusan yang telah disepakati untuk melakukan
perbaikan atau perubahan.
13.Opsi,
yaitu usulan/pendapat yang dikemukakan oleh peserta sidang untuk mendapatkan
suatu keputusan.
14.Afirmasi,
adalah pendapat yang di sampaikan oleh peserta sidang untuk memperkuat pendapat
yang telah di kemukakan sebelumnya.
15.Rasionalisai,
adalah argumentasi yang dilontarkan oleh peserta untuk memberikan penjelasan
logis terhadap pendapatnya.
Aturan Ketuk Palu
Ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan penggunaan palu sidang berkaitan dengan jumlah ketukannya.
1.Satu Kali Ketukan
a.Menerima
dan menyerahkan pimpinan sidang;
b.Mengesahkan
keputusan poin perpoin (keputusan sementara);
c.Menskorsing
dan mencabut kembali skorsing yang waktunya tidak terlalu lama, sehingga
peserta tidak perlu meninggalkan tempat sidang;
d.Mencabut
kembali/membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.
e.Memberi
peringatan kepada peserta sidang.
2.Dua Kali Ketukan
a.Menskorsing
atau mencabut kembali skorsing dalam waktu yang cukup lama, misalnya untuk
lobbying, istrahat dan sebagainya yang waktunya 2 x 15 menit, dan sebagainya
3.Tiga Kali Ketukan
a.Membuka
atau menutup sidang secara resmi
b.Mengesahkan
putusan final atau akhir sidang.
4.Ketukan Berulang-ulang
a.Menenangkan
peserta sidang atau forum.
Jenis
- Jenis Sidang Ada beberapa jenis persidangan yang dikenal dalam setiap
organisasi, yaitu:
Sidang
Pleno
Sidang
pleno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau;
Sidang
Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang;
Sidang
Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang berhubungan dengan organisasi
itu. Sidang Komisi Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing komisi;
Anggota
masing-masing komisi adalah peserta penuh dan atau peserta peninjau yang
ditentukan oleh Sidang Pleno; Sidang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan
dibantu oleh Sekretaris Sidang Komisi; Pimpinan Sidang Komisi dipilih dari dan
oleh anggota komisi dalam komisi tersebut; Sidang Komisi membahas materi-materi
yang menjadi tugas dari komisi yang bersangkutan. Alat –alat persidangan
Palu
Sidang
Pengeras
Suara
LCD
Proyektor
Macam-Macam
Interupsi (Interruption)
Interruption
Point of Order
Dilakukan
untuk meminta penjelasan atau memberikan masukan yang berkaitan dengan jalannya
pesidangan. (jika pembahasan melebar atau tidak konsisten).
Interruption
Point of Clarification
Dilakukan
jika terdapat penyampaian pendapat atau informasi yang butuh klarifikasi, agar
tidak terjadi pendangkapan bias ketika seseorang memberikan tanggapan atau
sebuah penegasan terhadap suatu pernyataan.
Interruption
Point of Information
Dilakukan
untuk menyampaiakan informasi tambahan yang dianggap membantu maupun informasi
yang sifatnya teknis.
Interruption
Point of Personal Privilege
Dilakukan
jika terdapat pendapat yang terlalu menyudutkan pihak tertentu diluar substansi
permasalahan.
Interruption
of Explanation
Dilakukan
untuk menjelaskan suatu pernyataan agar tidak ditanggapi keliru.
Pelaksanaan
Interupsi
Interupsi
dilaksanakan dengan mengangkat tangan terlebih dahulu, dan berbicara setelah
minta izin dari presidium sidang.
Interupsi
di atas hanya berlaku selama tidak menggangu persidangan.
Apabila
dalam persidangan, Presidium Sidang tidak mampu menguasai dan mengendalikan
jalannya persidangan, maka panitia pengarah (SC) diberikan wewenang untuk
mengambil alih jalannya persidangan, atas permintaan Presidium Sidang dan/atau
Peserta Sidang.